📦 Quy Trình, Chi Phí Và Lưu Ý Quan Trọng Khi Gửi Hàng Quốc Tế

Gửi Hàng Quốc Tế: Quy Trình 3 Bước Đơn Giản, Chi Phí Tối Ưu & Tất Tần Tật Lưu Ý Hải Quan 2025

Gửi hàng quốc tế không còn là khái niệm xa lạ trong thời đại toàn cầu hóa. Dù bạn là một doanh nghiệp đang mở rộng thị trường hay chỉ là cá nhân muốn gửi quà tặng cho người thân, việc nắm vững quy trình, chi phí và các quy định hải quan là yếu tố then chốt giúp hàng hóa đến đích an toàn và nhanh chóng. Bài viết chi tiết này sẽ là cẩm nang toàn diện của bạn.

Nền kinh tế số (E-commerce) bùng nổ đã kéo theo nhu cầu gửi hàng quốc tế tăng vọt. Dịch vụ vận chuyển quốc tế là mắt xích quan trọng, đảm nhận vai trò luân chuyển hàng hóa xuyên biên giới, kết nối người bán và người mua ở mọi quốc gia.

Để đơn giản hóa quá trình phức tạp này, chúng tôi tổng hợp thành quy trình 3 bước cốt lõi, áp dụng cho hầu hết các loại hàng hóa thương mại và phi thương mại.

3 Bước Gửi Hàng Quốc Tế Cốt Lõi

Chi Tiết Từng Bước Trong Quy Trình Gửi Hàng Quốc Tế

Bước 1: Chuẩn Bị Toàn Diện (Xác định & Đóng gói)

Đây là bước quan trọng nhất quyết định tính hợp lệ của lô hàng

• Phân loại Hàng hóa:

  • Xác định rõ ràng hàng hóa là gì (quần áo, linh kiện điện tử, thực phẩm khô, mỹ phẩm...). Điều này ảnh hưởng đến việc chuẩn bị giấy tờ và chi phí gửi hàng quốc tế

  • Kiểm tra danh mục Hàng Cấm Gửi (Phần 4.1). Nếu hàng thuộc diện hạn chế (pin, chất lỏng), bạn cần chuẩn bị thêm Chứng nhận An toàn (MSDS)

• Đóng gói Chuyên nghiệp:

  • Sử dụng vật liệu đóng gói phù hợp với tính chất hàng hóa (hộp carton 5 lớp, thùng gỗ, mút xốp, chống ẩm)

  • Tuân thủ nguyên tắc: Đảm bảo hàng hóa không di chuyển bên trong bao bì để tránh hư hỏng do va đập trong quá trình vận chuyển

  • Xác định Trọng lượng và Kích thước: Tính cả trọng lượng thực tế (Gross Weight) và Trọng lượng Thể tích (Volumetric Weight). Hãng vận chuyển sẽ tính phí theo số lớn hơn.Lưu ý: Một số hãng có thể dùng hệ số chia 6000

Bước 2: Lựa chọn Dịch vụ & Gửi hàng (Tìm kiếm đối tác)

• Lựa chọn Đối tác:

  • Chuyển phát nhanh: Thích hợp cho hàng cần tốc độ (2-5 ngày). Giá cao

  • Tiết kiệm (Economy): Phù hợp với hàng không gấp (7-15 ngày). Giá tối ưu hơn

  • Vận tải biển/hàng không: Dành cho lô hàng lớn, thương mại

• Báo giá Chi phí Gửi Hàng Quốc Tế: Giá cước được tính dựa trên điểm đến, trọng lượng tính phí, và phụ phí (phụ phí nhiên liệu, phí vùng sâu vùng xa). Luôn yêu cầu báo giá trọn gói

• Lập Vận đơn (AWB): Đây là bằng chứng hợp đồng vận chuyển. Vận đơn phải ghi rõ thông tin người gửi, người nhận (tên, địa chỉ, số điện thoại, mã bưu chính), và mô tả chi tiết hàng hóa

  
  

Bước 3: Thông quan & Phát hàng (Hoàn tất)

• Theo dõi Hành trình (Tracking): Sử dụng số AWB để theo dõi trạng thái hàng hóa trực tuyến

• Thông Quan Hải Quan: Khi hàng đến nước nhập khẩu, cơ quan hải quan sẽ kiểm tra giấy tờ và hàng hóa để xác định tính hợp lệ và nghĩa vụ thuế

• Thanh toán Thuế (nếu có): Nếu hàng hóa vượt ngưỡng miễn thuế (De Minimis), người nhận hoặc người gửi (tùy theo điều kiện Incoterms) phải thanh toán thuế để hàng được giải phóng

• Phát hàng: Hàng được giao đến địa chỉ người nhận

📄 Lưu Ý Quan Trọng Về Giấy Tờ & Quy Định Thuế

Sự phức tạp về giấy tờ và thuế là rào cản lớn nhất khi gửi hàng quốc tế. Chuẩn bị đầy đủ sẽ giúp hàng hóa "đi thẳng" qua cửa khẩu.

Giấy Tờ Bắt Buộc Khi Gửi Hàng Quốc Tế

Giấy Tờ Đặc Biệt (Tùy loại hàng)

• Chứng nhận Xuất xứ (C/O): Giúp người nhận hưởng ưu đãi thuế quan theo hiệp định thương mại (ví dụ: EVFTA, CPTPP)

• MSDS (Material Safety Data Sheet): Bắt buộc đối với các mặt hàng có pin, nam châm, chất lỏng, hóa chất

• Giấy phép FDA (Mỹ)/Health Certificate: Đối với thực phẩm, thực phẩm chức năng, thuốc

Thuế và Trách Nhiệm Thanh Toán

Hàng hóa khi vào một quốc gia sẽ phải chịu các loại thuế: Thuế Nhập khẩu, Thuế Giá trị gia tăng (VAT/GST)

• Ngưỡng Miễn Thuế (De Minimis): Mỗi quốc gia có một ngưỡng giá trị hàng hóa mà dưới mức đó sẽ được miễn thuế

  Ví dụ: Mỹ có ngưỡng khá cao ($800), Úc ($1,000 AUD), trong khi EU có ngưỡng thấp hơn (€150)

• Điều kiện Incoterms và Thuế:

  • DDP (Delivered Duty Paid): Người gửi chịu toàn bộ chi phí gửi hàng quốc tế và thuế

  • DAP/DDU (Delivered at Place/Unpaid): Người gửi trả cước vận chuyển, nhưng người nhận chịu trách nhiệm thanh toán thuế và phí thông quan phát sinh. Luôn phải thỏa thuận rõ ràng về điều kiện này để tránh người nhận từ chối thanh toán và từ chối nhận hàng

🚨 Lưu Ý Hải Quan & Các Vấn Đề Thường Gặp Khi Gửi Hàng Quốc Tế

Để gửi hàng quốc tế thành công, bạn phải hiểu rõ luật lệ ở cả nước xuất khẩu và nước nhập khẩu.

Danh Mục Hàng Cấm & Hạn Chế

Việc cố ý gửi hàng quốc tế nằm trong danh mục cấm sẽ bị xử lý nghiêm khắc.

• Tuyệt đối Cấm: Ma túy, vũ khí, chất nổ, tài liệu phản động, động vật hoang dã, tiền mặt.

• Hạn chế (Cần Giấy phép):

  • Hàng điện tử có pin Lithium-ion: Cần tuân thủ nghiêm ngặt quy định IATA (Hiệp hội Vận tải Hàng không Quốc tế) về đóng gói và khai báo

  • Thực phẩm: Phải có nguồn gốc rõ ràng, tem nhãn, và giấy chứng nhận kiểm dịch/vệ sinh an toàn thực phẩm

  • Mỹ phẩm, Thuốc: Cần đăng ký và tuân thủ quy định của cơ quan y tế nước nhập khẩu

    (ví dụ: Cục Quản lý Dược phẩm)

Khai Báo Giá Trị Hàng Hóa – Tuyệt đối Trung Thực

Đây là vấn đề nhạy cảm nhất khi làm việc với hải quan

• Nguy cơ của việc Khai thấp giá trị (Undervalue): Nhiều người cố ý khai báo giá trị thấp hơn thực tế để giảm thuế nhập khẩu. Nếu bị hải quan phát hiện, lô hàng sẽ bị giữ lại, yêu cầu thẩm định lại giá trị (dẫn đến phí phạt và trì hoãn), và có thể bị phạt hành chính.

• Lợi ích của Khai đúng giá trị: Đảm bảo quá trình thông quan diễn ra nhanh chóng. Quan trọng hơn, nếu hàng hóa bị mất mát hoặc hư hỏng, công ty bảo hiểm và hãng vận chuyển sẽ bồi thường dựa trên giá trị được khai báo trên Hóa đơn Thương mại.

Xử lý Trục Trặc Thông Quan

Nếu hàng bị giữ, hãy chuẩn bị:

• Bổ sung Giấy tờ: Cung cấp kịp thời các chứng từ còn thiếu

  (ví dụ: Giấy phép nhập khẩu, C/O).

• Thanh toán Phí lưu kho: Nếu hàng bị giữ quá lâu, hải quan sẽ tính phí lưu bãi

• Trường hợp hàng bị Trả về (Return): Nếu người nhận từ chối nhận hàng hoặc không thể bổ sung giấy tờ, hàng sẽ bị trả về nước xuất khẩu, và người gửi phải chịu thêm chi phí gửi hàng quốc tế cho chuyến về

💰 Tối Ưu Chi Phí Gửi Hàng Quốc Tế: Bí Quyết Tiết Kiệm Thông Minh

Chi phí gửi hàng quốc tế chiếm phần lớn trong giá thành sản phẩm. Tối ưu hóa chi phí là chìa khóa để tăng lợi nhuận.

• Tận dụng Trọng lượng Thể tích: Đây là yếu tố thường bị bỏ qua. Hãy đóng gói hàng hóa càng gọn gàng càng tốt, loại bỏ không gian trống thừa để giảm trọng lượng thể tích và cước phí

• Lựa chọn Dịch vụ Phù hợp: Nếu hàng hóa không cấp bách, hãy chọn dịch vụ Tiết kiệm (Economy) thay vì Hỏa tốc (Express). Mức chênh lệch chi phí gửi hàng quốc tế có thể lên đến 30-50%

• Gom hàng (Consolidation): Đối với các đơn hàng nhỏ lẻ thường xuyên, nên gom lại và gửi thành một lô lớn để được áp dụng mức giá cước ưu đãi cho trọng lượng lớn

• Bảo hiểm Hàng hóa: Chi phí bảo hiểm thường chỉ khoảng 1-2% giá trị hàng hóa, nhưng lại giúp bảo vệ bạn hoàn toàn khỏi rủi ro tài chính khi hàng hóa bị mất mát (đặc biệt quan trọng với hàng có giá trị cao)

Gửi hàng quốc tế là một quá trình đa chiều, đòi hỏi sự kết hợp chặt chẽ giữa việc chuẩn bị giấy tờ kỹ lưỡng, tối ưu chi phí gửi hàng quốc tế và tuân thủ nghiêm ngặt lưu ý hải quan theo quy trình 3 bước chuyên nghiệp. Việc nắm rõ thông tin không chỉ giúp hàng hóa thông quan nhanh chóng mà còn tạo dựng niềm tin và sự chuyên nghiệp với đối tác quốc tế.

Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn miễn phí và nhận báo giá vận chuyển quốc tế tốt nhất cho lô hàng của bạn!

Thông tin liên hệ:

Facebook: https://www.facebook.com/chuyenquote.vn

Website: https://www.chuyenquocte.com/

Hotline: 093.607.1018

Email: contacts@chuyenquocte.com

Địa chỉ: 237/65/40 Phạm Văn Chiêu, Phường An Hội Tây (Phường 14, Gò Vấp cũ), TP. Hồ Chí Minh